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Finanzen, Controlling und Interne Dienste

Der Bereich Finanzen, Controlling und Interne Dienste ist die Lebensader der IHK Saarland

Im Maschinenraum der IHK

Finanzen, Controlling und Interne DiensteHier greifen alle Zahnräder ineinander, die das Gesamtwesen IHK am Laufen halten: Finanzen und Controlling, Personalbereich, Veranstaltungsmanagement, Sicherheit und technische Hausbetreuung und – ganz besonders wichtig – das leibliche Wohl gehören zum sehr heterogenen Aufgabenkomplex des IHK-Bereichs Finanzen, Controlling und Interne Dienste.

„Wir sind der Bereich, der für Finanzen, Sicherheit und Schönheit verantwortlich ist, eben die kaufmännische und technische Verwaltung der IHK“, beschreibt Jochen Engels, stv. Geschäftsführer, Leiter des Bereichs Finanzen, Controlling und Interne Dienste den Aufgabenkomplex seines Teams, der dem Gesamtbereich Recht und Zentrale Dienste zugeordnet ist, den die Stellvertretende Hauptgeschäftsführerin Ass. iur. Heike Cloß leitet.
In der Finanzbuchhaltung und Personalverwaltung arbeiten vier Personen, die die kaufmännischen Grundlagen für die Arbeit der gesamten IHK legen. Sie erarbeiten auch den Jahresabschluss. Das Controlling besorgt die Nachkalkulation von Projekten und gibt Antworten auf Rückfragen in einzelnen Punkten. Das Team verbucht jährlich rund 9.000 Eingangsrechnungen und organisiert das Debitorenmanagement für rund 14.000 Ausgangsrechnungen. Ein vielleicht noch wichtigerer Baustein der kaufmännischen Verwaltung ist die Erarbeitung eines soliden Wirtschaftsplans. „Als IHK müssen wir wie alle öffentlichen Einrichtungen sparsam und wirtschaftlich arbeiten. Immerhin – so unser Verständnis – verwalten wir im Grunde fremdes Geld, das Geld unserer Mitglieder“, so Jochen Engels weiter.
Schon vor Corona hat der Bereich mit der Digitalisierung von Prozessen begonnen, so dass inzwischen nahezu alles – von Vermögensanlagen über Beschaffungen bis Mietabrechnungen – papierlos laufen kann. So war das Team bereits zum Lockdown für Arbeiten im Homeoffice gut aufgestellt. Dazu wurden enorm anspruchsvolle und hohe Anforderungen im Datenschutz umgesetzt. Im Zuge der Digitalisierung wird zurzeit auch ein elektronisches Vertragsmanagement aufgebaut. Darüber hinaus finden sich hier auch direkte Ansprechpartner, um Fragen der Mitglieder zu beantworten: Fragen zur Buchführungspflicht oder zu steuer lichen Themen wie „Welche Buchführungspflichten gibt es?“, „Wie wird die Gewerbesteuer berechnet?“ oder „Wie stelle ich Rechnungen für eine Lieferung nach Frankreich?“ sind klassische Fragestellungen. Ebenfalls in diesen Teilbereich gehört die Personalverwaltung und -abrechnung, die sich um aktuell 100 feste Stellen kümmert, die sich aber wegen Teilzeitarbeitsverhältnissen und Elternzeit auf 130 Personen verteilen.

Aushängeschilder der IHK

Viele haben sie in den letzten Monaten vermisst: die zentralen Veranstaltungen in der IHK, die spannende Vorträge zu interessanten Themen bieten und – im Saarland besonders wichtig – gute Gelegenheiten zum Netzwerken. Damit eine Veranstaltung technisch reibungslos abläuft und die Gäste sich auch kulinarisch bestens betreut fühlen – darum kümmert sich der Bereich von Jochen Engels ebenfalls. Hier sind drei Personen dazu da, dass Sitzungen, Präsentationen und Vortragsreihen einfach gut und wie selbstverständlich funktionieren. Veranstaltungen planen und abstimmen, Räume buchen, die Bestuhlung richten, das Catering organisieren und das gesamte Einladungsmanagement betreuen – und das in „normalen“ Jahren für 400 bis 500 Veranstaltungen – ist eine besondere Leistung. Während des Lockdowns hat das Team Veranstaltungen nach und nach auf Webinare umgestellt. Die Zukunft gehört wohl hybriden Veranstaltungsformen, bei denen Gäste teilweise vor Ort sowie von zuhause, vom Büro oder von unterwegs aus aktiv an Veranstaltungen teilnehmen können. A propos Aushängeschild: Da ist an erster Stelle der Empfang zu nennen, das Willkommensportal der IHK, das an Werktagen von 7 bis 20 Uhr besetzt ist. Jährlich landen hier über 20.000 Telefonanrufe, und 17.000 Besucher kommen mit einem Anliegen hier an, aber stets wissen die Damen und Herren am Empfang genau, wer die bzw. der Richtige für jedes Anliegen ist. Die Anfragenden und Besucher weiterzuleiten gelingt immer freundlich und verbindlich, auch bei den ab und zu eingehenden fordernden Anrufern.
Damit die IHK innen und außen einwandfrei funktioniert und ansprechend aussieht und auftritt, ist die Haustechnik von morgens 6 Uhr bis abends, nachdem der letzte Gast das Haus verlassen hat, im Einsatz. Von der Heizung bis zur Bestuhlung der Veranstaltungsräume und der Pflege der Außenbereiche, die Haustechnik sorgt ebenfalls dafür, dass sich Mitarbeiter wie Gäste in der IHK wohlfühlen.
Ebenfalls im Teilbereich zentrale Dienste angesiedelt ist die Poststelle, die vor kurzem neu strukturiert wurde. Massendruck, Frankieren, Kuvertieren und Vorsortieren besorgen nun externe Dienstleister und werden nur noch in Ausnahmefällen intern erledigt.

Das Herz der IHK

„Hauptsach gudd gess!“ – zur Lebensfreude im Saarland gehört gutes Essen einfach unbedingt dazu. Die Cafeteria kann daher als Herz der IHK bezeichnet werden, denn hier stärken sich nicht nur Seminarbesucher oder Prüflinge. Vielmehr ist die Cafeteria ein Treffpunkt, um Kraft zu tanken, sich untereinander auszutauschen und tatsächlich richtig gut zu essen. Rund 7.000 Essen kommen pro Jahr aus der Küche, die kulinarisch auf hohem Niveau, nach aktuellen ernährungsphysiologischen Erkenntnissen und sehr einfallsreich arbeitet. Vom Thunfischtatar über den Melonen-Feta-Salat zum Schnitzeltag – die Ideen gehen der Küche nie aus. Immer gibt es ein vegetarisches Gericht und freitags natürlich Fisch. Und das alles zu einem hervorragenden Preis-Genuss-Verhältnis, wobei für die IHK der Wareneinsatz auskalkuliert ist. Das Controlling hat ein Auge drauf.